Plan International är en global barnrättsorganisationen som arbetar på uppdrag av barn för att stärka deras rättigheter och säkerställa att flickors lika villkor respekteras.

Plan International finns på plats i över 80 länder och arbetar förebyggande och långsiktigt, men finns också på plats i akuta katastrofer. Organisationen arbetar tillsammans med barn, deras föräldrar, lärare och politiska ledare. De finns på plats i städer, byar, flyktingläger och där stora beslut fattas. På så sätt skapar de tillsammans långsiktig förändring för såväl individer som hela samhällen.

Avgörande faktorer för digital omställning

I rollen som enhetschef för Plan Internationals Givarservice, ansvarar Andrea Önnemark Molin i nära samarbete med sitt team för att ge bästa möjliga support och service till organisationens befintliga faddrar.

Förutom att hantera all administration kring fadderskapen såsom frågor via telefon och e-post, samt ansvara för att genomföra den månatliga aviseringen så att bidragen når ut till verksamheten, ansvarar de även för att kontinuerligt förbättra samt utveckla befintliga rutiner, processer och system.

Valet att gå över till digitala försändelser via Kivra grundades på en önskan att effektivisera och minska administrativa kostnader. I samband med att Plan använde sig av tjänsten Kivra för att skicka ut 2023 års kontrolluppgifter, konstaterades att många av deras faddrar redan hade Kivras tjänst aktiverat och de såg då möjligheten att kunna sänka kostnader för porto och print för de faddrar som idag har avi som betalmetod.

Tidigare har avierna skickats ut postalt och i kombination med kostnadshöjningar för porto och print, fattades beslutet att använda Kivras tjänst även för avier.

Fin support

Som alltid när man genomför ett nytt projekt uppstod det frågor på vägen och Plan International Sverige upplevde att de fick fin support från både IDATA och Kivra i alla delar av projektet.

Observerade resultat

Den direkta effekten av övergången till Kivra visade sig genom en minskning av porto- och printkostnaderna med cirka 35%. Vissa delar har dock ännu inte kunnat analyseras fullt ut på grund av systembyte.

Förhoppningar inför framtiden

Förutom de redan observerade fördelarna, utforskar organisationen även ytterligare möjligheter till effektivisering. I Kivras verktyg finns det bland annat en tilläggstjänst som Plan International Sverige testar, där det lagts till en banner som uppmuntrar till digital betalningsmetod om så önskas, vilket förhoppningsvis även detta ska leda till ytterligare kostnadsbesparingar och en förbättrad upplevelse för faddrarna.

"När vi väl hade skickat iväg vår första fil och den matchats mot Kivra
fick vi information om att ca 70% av våra avibetalande faddrar hade Kivra aktiverat.
Detta var klart över förväntan.”

Andrea Önnemark Molin

Enhetschef Plan Internationals Givarservice

Plan International Sverige